PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH OKREŚLAJĄCA WEWNĘTRZNE REGULACJE ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W ZARZĄDZIE KOMUNIKACJI MIEJSKIEJ W ELBLĄGU SPÓŁKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIĄ
Niniejsza Procedura zostaje wprowadzona na podstawie przepisów art. 24 ust 1 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)
§1
Cel Procedury
- Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunku jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
- Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych.
§2
Definicje
Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
- Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
- Pracodawcy – należy przez to rozumieć Zarząd Komunikacji Miejskiej w Elblągu spółka z ograniczona odpowiedzialnością.
- Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa, w kontekście związanym z pracą w tym:
- pracownika;
- pracownika tymczasowego;
- osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorcę;
- prokurenta;
- akcjonariusza lub wspólnika;
- członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażystę;
- wolontariusza;
- praktykanta;
- funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
- żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2024 r. poz. 248 i 834)
o którym mowa w § 1 ust. 1 powyżej.
- Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana.
- Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna być ujawniona.
- Osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 §11 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17).
- Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość działań odwetowych.
- Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
- Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
- Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.
- Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
- Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
- Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
- Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
§3
Procedura składania zgłoszenia wewnętrznego
- Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone w następujących formach (kanały zgłaszania):
- a) w formie pisemnej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego na adres siedziby ZKM Spółka z o.o. ul. Browarna 90 82-300 Elbląg, z dopiskiem „Komisja ds. rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa”,
- b) w formie elektronicznej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego na adres poczty elektronicznej: sygnalista@zkm.elblag.com.pl
- Zgłoszenie wewnętrzne nie może być złożone anonimowo.
- Zgłoszenie wewnętrzne musi zawierać wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i następujące informacje:
- a) data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
- b) opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa,
- c) wskazanie podmiotu, którego Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy,
- d) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
- e) przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa,
- f) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
– według załącznika nr 1 – Formularz zgłoszenia naruszenia prawa – link do pobrania
- Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
- Zakazane jest świadome składanie fałszywych zgłoszeń wewnętrznych.
§4
Przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego
- Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia Wewnętrznego jest obowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, według załącznika nr 2 – Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego dokonuje jeden członek Komisji w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego.
- Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§5
Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa
- Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane i rozpoznawane są przez Komisję do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa, która otrzymała pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i złożyła oświadczenie o poufności – załącznik nr 3 – Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem o poufności.
- Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń jest podmiotem wewnętrznym powoływanym przez Pracodawcę, upoważnionym do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
- Komisja do spraw rozpoznawania naruszeń prawa składa się z 5 członków..
- Członkowie Komisji, co do których z treści zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot zgłoszenia wewnętrznego, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dotyczących rozpoznawania tego zgłoszenia wewnętrznego.
- Do prac Komisji można powoływać dodatkowych ekspertów z zakresu którego dotyczy zgłoszenie.
- Osobom wyznaczonym do rozpatrywania zgłoszeń w ramach Komisji gwarantuje się niezależność w wykonywaniu swoich działań – nie mogą one otrzymywać instrukcji postępowania od żadnej osoby z organizacji.
§6
Postępowanie wyjaśniające
- Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest w składzie co najmniej trzech członków Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa.
- Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą zgłoszenia wewnętrznego, przeprowadzaną przez trzech członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa.
- Wstępna analiza zgłoszenia wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy zgłoszenie wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
- W przypadku gdy na etapie wstępnej analizy Komisja uzna, że zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
- Komisja informuje sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie wskazanej przez sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu.
- W toku postępowania wyjaśniającego Komisja, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności stosowne działania następcze.
- Komisja może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego.
- Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego.
- W przypadku gdy Komisja uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
- Decyzje Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa zapadają zwykłą większością głosów.
- Komisja przeprowadza postępowanie wyjaśniające, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
§7
Działania odwetowe
- Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
- Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, uważa się w szczególności:
- a) odmowę nawiązania stosunku pracy;
- b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- d) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
- e) wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- g) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
- h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
ł) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
- m) mobbing;
- n) dyskryminację;
- o) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- p) wstrzymanie udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- r) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- t) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- u) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
– chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
- Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej procedurze jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa.
- Postanowienia § 7 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z pracodawcą.
§8
Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą jest Pracodawca.
- Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
- Dane sygnalisty pozostają poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
- Dostęp do danych w rejestrze ma tylko i wyłącznie osoba upoważniona do przetwarzania danych sygnalistów.
- Osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń (członkowie Komisji), niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia dokonują anonimizacji danych sygnalisty i nadają mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego.
- Pseudonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację sygnalisty, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość sygnalisty.
- Dane osobowe które nie maja znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usuniecie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie maja one znaczenia dla sprawy.
- Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
- Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.
- Jeżeli zgłoszenie wpłynie innym, niż zatwierdzony do przyjmowania zgłoszeń kanałem, osoba która je otrzyma jest zobligowana niezwłocznie przekazać je do osoby upoważnionej do rozpatrywania zgłoszeń (każdy z członków Komisji) i usunąć wszelkie jej kopie (np. z poczty e-mail).
- Dane osobowe przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego przechowywane są przez Pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjonowanych tymi działaniami.