PROCEDURA  ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH OKREŚLAJĄCA WEWNĘTRZNE REGULACJE ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W ZARZĄDZIE KOMUNIKACJI MIEJSKIEJ W ELBLĄGU SPÓŁKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIĄ

Niniejsza Procedura zostaje wprowadzona na podstawie przepisów art. 24 ust 1 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)

 

§1

Cel Procedury

1. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunku jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych.

§2

Definicje

Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1. Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
2. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Zarząd Komunikacji Miejskiej w Elblągu spółka z ograniczona odpowiedzialnością.

3. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa, w kontekście związanym z pracą w tym:
1) pracownika;
2) pracownika tymczasowego;
3) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorcę;
5) prokurenta;
6) akcjonariusza lub wspólnika;
7) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażystę;
10) wolontariusza;
11) praktykanta;
12) funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
13) żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2024 r. poz. 248 i 834)
o którym mowa w § 1 ust. 1 powyżej.
4. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana.
5. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna być ujawniona.
6. Osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 §11 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17).
7. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość działań odwetowych.
8. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

9. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
10. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.
11. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
12. Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
13. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
14. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

§3 

Procedura składania zgłoszenia wewnętrznego

1. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone w następujących formach (kanały zgłaszania):
a) w formie pisemnej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego na adres siedziby ZKM Spółka z o.o. ul. Browarna 90 82-300 Elbląg, z dopiskiem „Komisja ds. rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa”,
b) w formie elektronicznej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego na adres poczty elektronicznej: sygnalista@zkm.elblag.com.pl
2. Zgłoszenie wewnętrzne nie może być złożone anonimowo.
3. Zgłoszenie wewnętrzne musi zawierać wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i następujące informacje:
a) data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
b) opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa,
c) wskazanie podmiotu, którego Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy,
d) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
e) przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa,
f) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
– według załącznika nr 1 – Formularz zgłoszenia naruszenia prawa – link do pobrania

4. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

5. Zakazane jest świadome składanie fałszywych zgłoszeń wewnętrznych.

 

§4

Przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego

1. Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia Wewnętrznego jest obowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, według załącznika nr 2 – Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia
2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego dokonuje jeden członek Komisji w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego.
3. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§5

Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa

1. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane i rozpoznawane są przez Komisję do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa, która otrzymała pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i złożyła oświadczenie o poufności – załącznik nr 3 – Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem o poufności.
2. Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń jest podmiotem wewnętrznym powoływanym przez Pracodawcę, upoważnionym do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
3. Komisja do spraw rozpoznawania naruszeń prawa składa się z 5 członków..
4. Członkowie Komisji, co do których z treści zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot zgłoszenia wewnętrznego, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dotyczących rozpoznawania tego zgłoszenia wewnętrznego.
5. Do prac Komisji można powoływać dodatkowych ekspertów z zakresu którego dotyczy zgłoszenie.
6. Osobom wyznaczonym do rozpatrywania zgłoszeń w ramach Komisji gwarantuje się niezależność w wykonywaniu swoich działań – nie mogą one otrzymywać instrukcji postępowania od żadnej osoby z organizacji.

§6

Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest w składzie co najmniej trzech członków Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa.
2. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą zgłoszenia wewnętrznego, przeprowadzaną przez trzech członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa.
3. Wstępna analiza zgłoszenia wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy zgłoszenie wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
4. W przypadku gdy na etapie wstępnej analizy Komisja uzna, że zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
5. Komisja informuje sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie wskazanej przez sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu.
6. W toku postępowania wyjaśniającego Komisja, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności stosowne działania następcze.
7. Komisja może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego.
9. W przypadku gdy Komisja uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
10. Decyzje Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa zapadają zwykłą większością głosów.
11. Komisja przeprowadza postępowanie wyjaśniające, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
12. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

 

§7

Działania odwetowe

1. Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
2. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, uważa się w szczególności:
a) odmowę nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
e) wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
ł) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
m) mobbing;
n) dyskryminację;
o) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
p) wstrzymanie udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
– chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej procedurze jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa.
4. Postanowienia § 7 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z pracodawcą.

 

§8

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą jest Pracodawca.
2. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
3. Dane sygnalisty pozostają poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
4. Dostęp do danych w rejestrze ma tylko i wyłącznie osoba upoważniona do przetwarzania danych sygnalistów.
5. Osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń (członkowie Komisji), niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia dokonują anonimizacji danych sygnalisty i nadają mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego.
6. Pseudonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację sygnalisty, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość sygnalisty.
7. Dane osobowe które nie maja znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usuniecie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie maja one znaczenia dla sprawy.
8. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

9. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.
10. Jeżeli zgłoszenie wpłynie innym, niż zatwierdzony do przyjmowania zgłoszeń kanałem, osoba która je otrzyma jest zobligowana niezwłocznie przekazać je do osoby upoważnionej do rozpatrywania zgłoszeń (każdy z członków Komisji) i usunąć wszelkie jej kopie (np. z poczty e-mail).
11. Dane osobowe przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego przechowywane są przez Pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjonowanych tymi działaniami.